Организация рабочего пространства и времени

Вопрос: Какие существуют испытанные на практике советы по организации рабочего пространства и времени?

Ответ: По времени: Самое главное - это грамотно составлять план работы и довольно строго придерживаться его. Начинать надо с плана примерно на год-полгода. Затем - на месяц, затем - на неделю, и самое главное - очень подробный план на день. Каждое утро составлять приоритеты своего плана. Бывает также необходимо обозначать временной интервал тех или иных дел, особенно для тех, кто вообще не привык придерживаться какого-либо распорядка. Даже если вы не сможете придерживаться жестких временных, обозначенных вами, норм, постепенно это поможет привести в порядок весь график. Вечером, перед сном, необходимо обязательно вернуться к плану прошедшего дня, отметить все выполненное и невыполненное. Очень важно, придерживаться написанного плана, не отвлекаясь на второстепенные, появляющиеся в течении дня новые дела. Если они не требуют срочного выполнения, их следует записывать в текущие планы недели или месяца. Если у вас такая работа, которая требует постоянного отвлечения на срочные, возникающие спонтанно дела, значит вам необходимо предусмотреть в своем плане на день время на решение таких дел.

Продуктивной мерой является еще такой ход: расписать весь свой реальный день, или только рабочее время, поминутно. Затем в порядке убывания разместить все дела в процентном соотношении. Например: работа - 7 часов, дорога на работу - 3 часа, питание (завтрак, обед, ужин) - 3 часа, чтение периодики - 30 мин, просмотр телевизора - 2.5 ч. и т.д. Получается: работа 43%, питание, дорога - по 19%, чтение - 3%, просмотр телевизора - 16%. Также с рабочим временем: чтение почты - 30 мин, составление плана работы на день - 20 мин, планерка - 2 часа, обед, разговор с коллегами, и так далее. В результате, будет очень хорошо видно, куда расходуется драгоценное время и откуда взять его ресурсы.

Рабочее пространство. Очень важный вопрос о размещении рабочего стола, то есть вашего рабочего места в кабинете. Для руководства крайне важно правильным образом размещать не только собственный рабочий стол, но и рабочие места подчиненных, так как от этого зависит ход работы в коллективе. Но для того, чтобы учесть многие варианты и нежелательные аспекты поведения сотрудников во время работы (а они часто провоцируются именно неграмотным расположением рабочих мест) придется вызывать специалиста, так как здесь много нюансов и тонкостей. Однако есть и общие моменты, которые не плохо было бы соблюдать каждому, чтобы чувствовать себя на работе уверенно и свободно. Нельзя сидеть спиной к двери. Не стоит ставить столы так, что два сотрудника сидят лицом к лицу. Не желательно сидеть спиной к окну. В этом случае хорошо бы иметь стул с высокой спинкой и подлокотниками. Самое лучшее место в комнате по диагонали от двери, лицом к двери. Ну и конечно, очень важно следить за порядком на рабочем месте.

Все принципы психологического размещения в пространстве преследуют одну цель - уверенность человека. А уверенность ему придает контроль над ситуацией. То есть, если вы сидите спиной к двери, вы вынуждены постоянно отвлекаться и оглядываться, чтобы знать, что творится у вас за спиной, следовательно повышается уровень тревожности и беспокойства, в то время как производительность падает. Или на столе работника постоянный, так называемый, творческий беспорядок - да, возможно, он чувствует себя в нем более комфортно (почему, это уже другой вопрос), но однозначно одно, он не контролирует ситуацию в должной мере.

Вопрос: Как бороться со стрессом, вызванным нехваткой времени?

Ответ: Самая лучшая борьба со стрессом - это умение вовремя и грамотно расслабляться. В наш безумный век скоростей это важнейшее умение. Хитрость нашей жизни заключается в том, длят того, чтобы понять, если вы что-то пропустите, или не успеете - ничего ужасного не произойдет. Поймите меня правильно, это не значит быть пофигистом и безответственно относится к своей работе, это всего лишь значит более трезво оценивать свои возможности. Короче, надо учится расслабляться. Как? К сожалению, для современного человека это сложное искусство, ему нужно специально где-нибудь учится, заняться йогой, например, или у-шу, или даже специальной медитативной техникой расслабления и управления стрессом.

Вопрос: Возможно, у Вас есть яркие примеры "побед" на авралами и завалами на работе?

Ответ: Примеры есть, но все это кропотливая работа над собой, правильная организация себя, своего времени, своего отношения к жизни и к себе самому. Тут важно понять несколько принципов жизни. Например, что если вы подорвете здоровье, то завтра будет некому позаботится ни о вас, ни о вашей семье. Или, что в жизни существует еще очень много вещей, прямо сейчас во время аврала, которым также имеет смысл уделить внимание. Или, что для вас в реальности нет ничего более важного, чем собственное спокойствие и благополучие здесь и прямо сейчас, а не после того, как вы наконец-то свесив язык на плечо упадете бездыханным.